Regras de Faturação em Portugal: O uso de software certificado pela AT

A faturação eletrónica é uma realidade obrigatória para a generalidade dos comerciantes e empresários em Portugal.

Desde a implementação do sistema SAF-T (Standard Audit File for Tax Purposes) e das regras do Programa Faturação, a Autoridade Tributária (AT) passou a exigir que todos os programas informáticos utilizados para emissão de faturas, recibos e documentos equivalentes sejam **certificados** nos termos da Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro (e suas alterações posteriores).

O incumprimento destas regras expõe o negócio a coimas pesadas, que podem chegar a milhares de euros, e ainda à inibição de exercício da atividade.

Neste artigo, explicamos detalhadamente o que é um software certificado, como obter a certificação, quais as obrigações do comerciante e as consequências da não conformidade.

O que é o SAF-T e por que razão a AT exige software certificado?

O SAF-T (PT) é um ficheiro normalizado que permite à Autoridade Tributária aceder eletronicamente à contabilidade e à faturação das empresas, em formato XML, sem necessidade de deslocações físicas às instalações.

O sistema garante maior transparência e reduz a fraude fiscal. Para que o SAF-T seja fidedigno, o software utilizado deve garantir a integridade, a autenticidade e a legibilidade dos dados, bem como a comunicação automática à AT de toda a faturação emitida (no prazo de 48 horas, no caso de recibos e faturas, ou 5 dias úteis, no caso de documentos de transporte).

A certificação de software de faturação foi introduzida pela Lei n.º 12/2013, de 19 de fevereiro, e regulamentada pelo Despacho n.º 11937/2013, de 9 de setembro, mas foi a Portaria n.º 302/2016 que estabeleceu os requisitos técnicos detalhados.

Hoje, qualquer software (seja um programa de retalho, um sistema de PDV – ponto de venda, ou mesmo uma aplicação de faturação online) deve ser aprovado pela AT e dispor de um número de certificação único, que consta de uma listagem pública no portal das Finanças.

Tipos de software de faturação permitidos

Existem essencialmente três modalidades para cumprir a obrigação de faturação certificada:

Software certificado off-the-shelf: Programas comercializados por empresas desenvolvedoras (ex: Primavera, PHC, Sage, Xpand, entre muitos outros), já certificados pela AT. O comerciante adquire uma licença e utiliza o software conforme as instruções do fabricante. É a opção mais simples, embora tenha um custo de aquisição e manutenção (geralmente uma assinatura anual).
Software desenvolvido à medida (aplicação proprietária): Se o comerciante ou a empresa desenvolveu o seu próprio software de faturação (por exemplo, uma startup tecnológica com sistema próprio), este programa tem de ser submetido a um processo de certificação perante a AT, realizado por uma entidade auditora acreditada. O processo é demorado (cerca de 3 a 6 meses) e dispendioso (vários milhares de euros), sendo normalmente inviável para pequenos negócios.
Soluções cloud (SaaS) certificadas: Muitas empresas oferecem serviços de faturação online, totalmente geridos na nuvem, com certificação AT incluída (ex: Moloni, Flow, Vendus, Odoo, entre outros). O comerciante paga uma mensalidade (geralmente entre 10€ e 60€/mês) e acede a um sistema sempre atualizado com as exigências legais. É a opção mais popular para micro e pequenas empresas, uma vez que não exige investimento inicial elevado e permite emissão de faturas a partir de qualquer computador ou dispositivo móvel.

IMPORTANTE: A utilização de software não certificado (como um simples ficheiro Excel, um recibo manuscrito, ou um programa informático antigo sem validação da AT) é considerada uma infração grave.

A lei não permite qualquer alternativa ao software certificado, exceto nos casos de isenção previstos no Código do IVA (por exemplo, sujeitos passivos com regime de isenção do IVA e faturação anual inferior a 12.500€, que ainda assim devem emitir faturas-recibo em modelos disponíveis nas Finanças, mas não podem usar software não certificado).

Obrigações diárias do comerciante com software certificado

Uma vez instalado o software certificado, o comerciante ou o seu colaborador tem as seguintes obrigações diárias, sob pena de coimas e de perda do direito à certificação:

Emitir fatura ou fatura-recibo por cada operação: O documento deve conter obrigatoriamente: data, número sequencial (gerido automaticamente pelo software), identificação do emitente (nome, NIF, morada), identificação do adquirente (para faturas de valor superior a 1000€, ou sempre que o cliente solicite), descrição detalhada dos bens ou serviços, quantidade e preço, taxa de IVA aplicável (normal, intermédia ou reduzida) e montante do imposto.
Comunicar à AT no prazo de 48 horas: Os dados de todas as faturas (exceto faturas de valor inferior a 100€ emitidas a consumidor final, salvo opção do emitente) devem ser comunicados à AT através do webservice do sistema SAF-T. A generalidade dos softwares certificados efetua esta comunicação automaticamente, em tempo real, desde que o computador esteja ligado à internet. Em caso de falha de comunicação, o sistema gera um alerta e o comerciante tem 48 horas para regularizar.
Imprimir ou enviar digitalmente a fatura ao cliente: O cliente tem direito a receber o comprovativo da operação. O software certificado permite imprimir uma via em papel (se o estabelecimento dispuser de impressora) ou enviar por e-mail (cada vez mais comum, especialmente nas vendas online). A fatura deve estar disponível para consulta pelo cliente na plataforma e-fatura, se tiver sido comunicada e o cliente tiver indicado o seu NIF.
Manter o ficheiro SAF-T atualizado e disponível: A empresa deve ser capaz de exportar, a qualquer momento, o ficheiro SAF-T (normalmente mensal ou anual) para apresentação à AT, caso seja solicitado em fiscalização.

Consequências do uso de software não certificado ou da falta de emissão de faturas

As penalizações previstas na lei são severas, especialmente após as alterações introduzidas pelo Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT) e pela Lei n.º 28/2019, que reforçou os mecanismos de controlo:

Coima por utilização de software não certificado: Entre 3.000€ e 22.500€, no caso de pessoas singulares; e entre 7.500€ e 45.000€, no caso de pessoas coletivas. Além disso, a AT pode apreender o equipamento informático (computadores, servidores, impressoras) utilizado para a fraude.
Coima por não emissão de fatura (ou emissão fora do prazo): 150€ por cada fatura em falta, até um máximo de 22.500€. Se a falta for reiterada, a AT pode ainda determinar a suspensão da atividade por 30 a 180 dias.
Inibição de exercício da atividade: Em casos de reincidência grave, a AT pode propor ao tribunal a inibição do exercício da atividade comercial pelo período de 2 anos.
Processo-crime por fraude fiscal: Se for demonstrada intenção de ocultar receitas (uso de software paralelo que não regista vendas, ou manipulação do programa certificado para apagar faturas), o comerciante pode ser acusado de crime fiscal, previsto no artigo 87.º do RGIT, com pena de prisão de 1 a 5 anos.

No primeiro semestre de 2025, a AT realizou mais de 2.300 ações de fiscalização focadas na faturação, tendo autuado 380 comerciantes por utilização de software não certificado ou manipulação de faturas (fonte: relatório anual da AT).

As áreas mais visadas foram: restauração, comércio a retalho de vestuário, cabeleireiros e oficinas de reparação automóvel.

Como escolher o software de faturação adequado ao seu negócio (guia prático)

Para não errar na escolha, siga os seguintes passos:

Verifique a lista oficial de software certificado: A Autoridade Tributária disponibiliza, no seu portal (https://www.portaldasfinancas.gov.pt), uma lista atualizada de todos os programas e aplicações certificados, com o respetivo número de certificação e o fabricante. Nunca adquira um software que não conste nesta lista, mesmo que o vendedor afirme que "está em processo de certificação".
Defina o seu orçamento: Opções económicas: software cloud a partir de 15€/mês (Moloni, Vendus, GoFatura). Opções mais robustas para comércio com múltiplas lojas, gestão de stocks e integração com TPA: Primavera, PHC, Xpand (a partir de 500€/ano).
Teste a integração com o seu negócio: Se tem um restaurante, opte por software com funcionalidades de gestão de mesas e encomendas. Se tem uma loja de retalho, precisa de ligação a leitor de código de barras e impressora de talão. A maioria dos fornecedores oferece um período de teste gratuito (7 a 30 dias).
Certifique-se de que o software está em conformidade com as suas obrigações de IVA: Os programas devem suportar as taxas de IVA: normal (23%), intermédia (13%) e reduzida (6%), bem como regimes especiais (como IVA de caixa ou autoliquidação).
Exija um contrato e fatura-recibo da compra: O fornecedor deve emitir-lhe uma fatura com o número de certificação do software. Esta fatura serve como prova em caso de fiscalização, de que adquiriu o programa legalmente e de que confiou que ele era certificado.