O momento de início de atividade nas Finanças (Autoridade Tributária e Aduaneira) é um dos passos mais importantes e também mais geradores de dúvidas para quem abre um negócio em Portugal. É através desta declaração que a empresa fica oficialmente registada para efeitos de IRC, IVA e outros impostos, obtém o NIPC (Número de Identificação de Pessoa Coletiva) e define o regime de tributação (simplificado ou contabilidade organizada).
Neste artigo, explicamos todos os documentos necessários, os procedimentos passo a passo (tanto para empresários em nome individual como para sociedades), os prazos a respeitar, e os erros mais comuns que levam a retificações ou coimas.
O que é o início de atividade?
O início de atividade é uma declaração entregue à Autoridade Tributária (AT) através do Portal das Finanças, onde o empresário comunica que vai iniciar uma atividade económica (comercial, industrial, prestação de serviços, etc.) e solicita a inscrição no sistema fiscal português.
A partir daí, fica obrigado a entregar declarações fiscais periódicas (IVA, IRS/IRC) e a pagar impostos.
O ato é gratuito, mas a falta de entrega ou a entrega extemporânea gera coimas.
Documentos necessários para início de atividade
A documentação varia consoante o tipo de entidade (pessoa singular ou sociedade):
Para Empresário em Nome Individual (ENI)
- Cartão de Cidadão ou Bilhete de Identidade válido – com o número de identificação fiscal (NIF) de pessoa singular já atribuído.
- Comprovativo de morada fiscal – a morada que consta do Cartão de Cidadão é a considerada para notificações, mas pode indicar uma morada alternativa para efeitos de exercício da atividade (ex: local do negócio).
- NIB (Número de Identificação Bancária) – conta bancária em nome do empresário ou da empresa, para efeitos de reembolsos de IVA ou devoluções de impostos. É obrigatório.
- Código CAE (Classificação Portuguesa de Atividades Económicas) – deve escolher o(s) código(s) que melhor descrevem a atividade principal e secundárias do negócio. A AT disponibiliza uma tabela online (CAE Rev. 4). Exemplo: CAE 47110 para comércio a retalho em estabelecimentos não especializados (supermercados), CAE 56100 para restaurantes, CAE 62020 para consultoria informática.
- Declaração de início de atividade (Modelo 1 – versão simplificada para ENI) – acessível no Portal das Finanças.
Para Sociedades (Unipessoal, Lda., SA)
- Certidão de matrícula comercial ou certidão permanente da Conservatória do Registo Comercial – emitida electronicamente (custo 15€ a 25€).
- Contrato de sociedade ou pacto social devidamente registado – contém os dados dos sócios, capital social, objeto da sociedade, e gerência.
- NIF provisório da sociedade (se já tiver sido atribuído) – caso contrário, a AT atribuirá um NIPC no momento do início de atividade.
- NIB da sociedade – conta bancária em nome da sociedade (não pode ser do gerente a título pessoal).
- Identificação dos sócios e gerentes (cópia do Cartão de Cidadão) – especialmente o representante legal que subscrever a declaração.
- Códigos CAE – os mesmos que constam do objeto social registado na Conservatória.
- Modelo 1 – versão para pessoas coletivas (mais detalhada, requer a indicação da data de início do exercício social e do capital social).
Procedimento passo a passo (Portal das Finanças)
- Aceda ao Portal das Finanças (www.portaldasfinancas.gov.pt) com o seu NIF e senha de acesso (para ENI) ou com a senha de um dos gerentes (para sociedade). Se não tiver senha, solicite-a presencialmente num balcão das Finanças ou através do Cartão de Cidadão com leitor de cartões.
- Navegue até ao serviço "Início de Atividade" – no menu "Empresas" > "Iniciar / Alterar Atividade".
- Preencha o formulário eletrónico (Modelo 1) com os seguintes dados:
- Tipo de sujeito passivo (pessoa singular ou coletiva).
- Data de início da atividade (pode ser a data presente ou uma data futura, mas não pode ser retroativa mais de 5 dias úteis).
- CAE principal e secundários (máximo 5).
- Regime de IVA (normal, de isenção por artigo 53.º – pequenos retalhistas – ou regime especial de isenção para sujeitos passivos com volume de negócios inferior a 13.500€/ano).
- Regime de tributação em IRS (para ENI: Regime Simplificado ou Contabilidade Organizada; para sociedades: obrigatoriamente Contabilidade Organizada).
- Indicação da atividade exercida em estabelecimento estável (se tem loja física) ou em domicílio fiscal.
- Anexe a documentação obrigatória (PDFs): Cartão de Cidadão, comprovativo de morada (se diferente), certidão comercial (para sociedades), e comprovativo de NIB.
- Submeta o pedido e aguarde a confirmação. O sistema valida automaticamente os dados. Em 90% dos casos, o início de atividade é deferido no ato (se não houver inconsistências). Em casos de atividade de risco (ex: comércio de armas, medicamentos, produtos financeiros), o processo pode demorar até 15 dias para análise manual.
Prazos para entregar a declaração de início de atividade
A declaração deve ser entregue antes do início da atividade (idealmente com pelo menos 5 dias úteis de antecedência).
Contudo, a lei permite entregá-la até ao 15.º dia do mês seguinte ao do início da atividade (ex: se começou a vender a 10 de março, pode entregar a declaração até 15 de abril).
Se entregar depois desse prazo, é considerada intempestiva e sujeita a coima (150€ a 3.000€, consoante a gravidade).
Atividade sem declaração de início é considerada exercício ilegal de atividade comercial, punível com coimas até 10.000€ e encerramento do estabelecimento.
Regimes especiais de isenção para pequenos negócios
Existem dois regimes de isenção importantes que podem beneficiar microempresas:
- Isenção do artigo 53.º do CIVA (pequenos retalhistas): Para empresas com volume de negócios anual inferior a 13.500€ e que vendam exclusivamente a consumidores finais (não a outras empresas). Nestas empresas, não se cobra IVA nas faturas e também não se deduz IVA nas compras. A declaração periódica de IVA (Modelo 3) não é exigida, apenas uma declaração anual (Modelo 30). Ideal para biscates, artesanato, pequenas mercearias de bairro.
- Isenção de IVA para atividades de serviços de pequena dimensão: Para prestadores de serviços (consultores, designers, programadores) com volume de negócios anual inferior a 13.500€. Também se aplica o artigo 53.º. Atenção: se prestar serviços a empresas (B2B), o cliente exige fatura com IVA; neste caso, não pode usar a isenção porque as empresas clientes deduzem o IVA. A isenção só é prática para B2C.
Erros comuns no início de atividade
- Escolher o CAE errado ou demasiado abrangente: Exemplo: abrir uma loja de roupa e escolher CAE 47190 (comércio a retalho não especializado). Isso pode gerar obrigações fiscais adicionais (ex: declaração de existências) e dificultar a obtenção de licenças municipais. Seja específico.
- Indicar data de início retroativa sem justificação: A AT geralmente aceita até 5 dias úteis de retroação, mas mais do que isso exige justificação e está sujeita a validação manual.
- Esquecer de associar o NIB à conta: Sem NIB, a AT não pode fazer reembolsos de IVA (se existirem) e pode emitir notificações em papel (custo e risco de extravio).
- Não comunicar a atividade exercida em local diferente da morada fiscal: Se a loja fica num endereço diferente do seu domicílio fiscal (ex: loja no Chiado, mas morada fiscal em Almada), deve indicar o "estabelecimento estável" no formulário, caso contrário a AT pode considerar que está a operar em local não declarado.
Nota final: Após o início de atividade, terá até 30 dias para comunicar o mesmo facto à Segurança Social (abertura de conta de empresa e inscrição dos trabalhadores ou sócios-gerentes). Este passo é independente da AT e é feito através da Segurança Social Direta.