O Número de Identificação Fiscal (NIF) é o documento fiscal essencial para qualquer pessoa ou empresa que pretenda exercer atividade económica em Portugal.
Para cidadãos estrangeiros não residentes (isto é, que não têm residência fiscal permanente em território português), a obtenção do NIF é um passo obrigatório para: abrir uma conta bancária empresarial, constituir uma sociedade, adquirir um imóvel para o negócio, ou celebrar contratos com fornecedores portugueses.
Ao contrário dos residentes, que podem solicitar o NIF online ou num balcão das Finanças de forma simplificada, os não residentes enfrentam um procedimento mais exigente, com requisitos documentais específicos.
Neste artigo, explicamos detalhadamente os passos, os documentos necessários, os custos, os prazos e as particularidades para cidadãos da UE e de fora da UE.
Quem é considerado não residente para efeitos fiscais em Portugal?
Para a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), uma pessoa é considerada não residente quando: (a) não possui residência habitual em território português por mais de 183 dias, contínuos ou interpolados, num ano civil; ou (b) tendo residência, não pretende mudar o seu domicílio fiscal para Portugal.
Mesmo que o estrangeiro venha a viver em Portugal mais tarde, o primeiro NIF obtido será, inicialmente, de não residente, até que solicite a mudança de morada fiscal.
Esta distinção é relevante porque os não residentes não podem obter o NIF através do site das Finanças (Portal das Finanças) sozinhos — precisam de um representante fiscal obrigatório.
Documentos necessários para solicitar o NIF de não residente
Independentemente da nacionalidade, os documentos de base são:
- Documento de identificação válido: Passaporte (para cidadãos extra-UE) ou Bilhete de Identidade / Cartão de Cidadão (para cidadãos da UE).
- Comprovativo de morada no país de origem: Pode ser uma fatura de serviços públicos (água, luz, gás) ou um extrato bancário, com tradução oficial para português se estiver noutro idioma (exceto espanhol, francês, inglês ou italiano, que são aceites pela AT sem tradutor juramentado).
- Número de Identificação Fiscal do país de origem (se existir): Por exemplo, o NIF espanhol (NIE), o CPF brasileiro ou o Social Security Number dos EUA.
- Indicação da atividade profissional ou justificação para pedir o NIF: Se for para abrir uma empresa, precisa de declarar que será "sócio-gerente" ou "investidor". Se for para comprar um imóvel, declarar "aquisição de imóvel".
- Nomeação de um representante fiscal (obrigatório para não residentes extra-UE; para residentes na UE é opcional em alguns casos): O representante deve ser residente em Portugal, ter NIF português e aceitar por escrito a responsabilidade de receber notificações da AT em nome do requerente.
Atenção: Cidadãos brasileiros gozam de um regime facilitado por força do Acordo de Cooperação e Amizade entre Brasil e Portugal (Estatuto de Igualdade).
Na prática, muitos balcões das Finanças dispensam a exigência de representante fiscal para cidadãos brasileiros, desde que apresentem o CPF e comprovativo de morada no Brasil.
Contudo, a situação varia conforme o atendente; é recomendável levar um representante fiscal preventivamente.
Passo a passo para obter o NIF (presencialmente ou por procuração)
Passo 1: Obter um representante fiscal (se aplicável)
Cidadãos de países terceiros (fora da UE) não podem solicitar o NIF sem um residente fiscal em Portugal.
O representante pode ser um advogado, contabilista, familiar ou amigo com NIF português.
Ele precisará assinar o formulário de aceitação de representação (Modelo A – Declaração de Aceitação de Representação Fiscal).
Passo 2: Preenchimento do formulário Modelo 1 – CED (Comunicação de Estatuto de Domicílio)
Este é o formulário oficial da AT para atribuição de NIF. Pode ser obtido em qualquer serviço de Finanças ou no site da AT.
Deve ser preenchido com os dados pessoais (nome completo, naturalidade, nacionalidade, morada no estrangeiro).
Passo 3: Agendamento e deslocação a um balcão das Finanças (ou submissão por procuração)
O não residente pode: (a) deslocar-se pessoalmente a Portugal para entregar os documentos num balcão das Finanças (preferencialmente com hora marcada através do Portal das Finanças ou linha telefónica 217 206 707); (b) outorgar uma procuração pública a um advogado ou contabilista residente para tratar do pedido em seu nome.
A procuração deve mencionar especificamente "poderes para solicitar atribuição de NIF".
Passo 4: Entrega dos documentos e validação
No balcão, o funcionário da AT vai: (a) verificar os documentos originais e tirar cópias; (b) registar os dados no sistema; (c) atribuir um NIF provisório na hora (geralmente composto por 9 dígitos, começando por 1, 2, 3 ou 4).
O NIF definitivo é confirmado por carta enviada para a morada do representante fiscal.
O representante receberá também a senha de acesso ao Portal das Finanças (inicialmente, uma senha de 6 dígitos enviada por correio).
Custos e prazos
- Custo: A atribuição do NIF é gratuita. No entanto, se precisar de recorrer a um contabilista ou advogado para ser representante fiscal, os honorários anuais podem variar entre €150 e €500, dependendo da complexidade.
- Prazo: O NIF é atribuído no ato do pedido presencial (cerca de 15 minutos). A carta com a senha chega ao representante em 10 a 15 dias úteis.
Obrigações fiscais depois de ter o NIF (mesmo sem rendimentos em Portugal)
Ter um NIF de não residente não significa estar isento de obrigações. O não residente deve:
- Apresentar declaração de IRS (se obtiver rendimentos em território português), como rendas de imóveis, dividendos de empresas portuguesas ou mais-valias.
- Manter o representante fiscal ativo enquanto durar a situação de não residente. Se o representante falecer ou desistir, o titular do NIF tem 30 dias para nomear outro, sob pena de caducidade do NIF.
- Atualizar a morada no estrangeiro sempre que houver mudança. A alteração é feita através do Portal das Finanças (com senha) ou por requerimento no balcão.
Casos especiais: Cidadãos da União Europeia e cidadãos com estatuto de residente
Cidadãos da UE (Espanha, França, Alemanha, Itália, etc.) podem solicitar NIF sem representante fiscal obrigatório, desde que comprovem residência noutro Estado-Membro.
Contudo, na prática, a AT recomenda a nomeação de um representante para efeitos de comunicação, especialmente se o cidadão não falar português.
Se o estrangeiro já tiver autorização de residência (AR) ou Certificado de Registo para cidadãos da UE, então é considerado residente para efeitos fiscais e deve mudar o NIF para "residente".
Nesse caso, o representante fiscal deixa de ser obrigatório.
Recomendação prática: Antes de iniciar qualquer negócio em Portugal, solicite o NIF com pelo menos 60 dias de antecedência. A burocracia em si é rápida, mas encontrar um representante fiscal de confiança (contabilista ou solicitor) e preparar os documentos apostilados (se necessário) pode demorar semanas. Não cometa o erro de iniciar a atividade comercial com o NIF de outra pessoa (ex.: sócio português). Isso configura fraude fiscal e pode levar a coimas elevadas.